3 boas práticas para o controle de cheques pré-datados no seu sistema ERP

As finanças são o coração das empresas, e por trás dela existem várias práticas importantes para eficiência da gestão. As contas a receber da organização são compostas por vários tipos de títulos, dentre eles: boleto, cartão, duplicatas, títulos em carteira (promissória) e cheques à vista ou pré-datados.

O uso de ferramentas de gestão para análise de resultados, e para acompanhamento das finanças depende de um conjunto de processos que devem ser executados corretamente pela empresa, e um deles é a gestão de contas receber. O recebimento de cheques vem perdendo forças no mercado devido ao risco que carrega, porém muitas empresas ainda aceitam. Por isso, vamos falar aqui sobre algumas boas práticas para o controle de cheques integrado ao seu sistema ERP.

3) Cheque não é dinheiro e nem é garantido que se torne   

Não mande para o caixa da empresa cheques à vista, ou mesmo pré-datados para um ou dois dias. Depositando um cheque à vista hoje, ele pode levar de dois a 3 dias para ser compensado e sua empresa não pode contar com o dinheiro até ele cair na conta, enviar para o caixa não é uma boa prática.

O ideal é que os cheques sejam informados na venda como título pendente a receber. Assim os valores provenientes de cheque serão considerados corretamente no fluxo de caixa da empresa contando com uma regra específica  para a forma de pagamento que é o tempo de compensação de acordo com a data de depósito.

2) Informe os dados do cheque no seu sistema ERP

Nem sempre o cheque será em nome do titular da compra, muitas vezes o seu cliente acaba efetuando o pagamento com cheque de terceiro, ou mesmo quando é do próprio comprador é importante informar número de banco, número do cheque, conta corrente, etc. Existem algumas vantagens de ter esses dados disponíveis no seu sistema ERP:

• Em situações de roubo você terá informações sobre todos os cheques que foram levados para tomar as providências necessárias;
• Se um cheque for devolvido pelo banco você poderá entrar em contato com o cliente antes mesmo de ter o cheque em mãos pois terá todos os dados necessários;
• Poderá trabalhar se for preciso, com antecipação de cheques controlando no seu sistema ERP cada detalhe;
• Terá disponível facilmente nos títulos baixados o histórico referente cheques já recebidos;
• Saberá exatamente qual o valor de cheques que a empresa tem para receber em determinado período;
• Caso tenha repassado o cheque para um fornecedor, poderá rastrear para quem qual foi; dentre outros.

1) Consulte o cheque nos órgãos de proteção ao crédito

Essa é uma prática que pode reduzir a inadimplência e dar mais confiabilidade de que o fluxo de caixa realmente irá se cumprir. Quando você conta com um valor de receita para entrar e algo dá errado várias coisas podem ocorrer, a empresa pode pagar juros, pode ter problemas com o fornecedor, entre outras situações desagradáveis que podem se desencadear.

A consulta aos órgãos de proteção ao crédito serve para que seja feita uma avaliação do perfil do comprador. É claro que existem exceções, e é você quem vai definir isso de acordo com o histórico de compras. Mas esteja sempre alerta, principalmente para novos clientes.

Conclusão

A saúde financeira das organizações tem pilares que precisam de muita atenção. Inadimplência, prazos de pagamento na venda em comparação com prazos do fornecedor, margem de lucro, custos fixos e variáveis, entre outros.

As boas práticas devem ser consideradas para todos os pilares. Você administrador e gestores financeiros fiquem atentos a como os processos são executados dentro da sua empresa, busque conhecer e sugerir mudanças para sua equipe. Muitas vezes um pequeno detalhe pode fazer toda a diferença, e seu sistema ERP deve somar as mudanças e também fornecer ferramentas que apoiem e facilitem os processos. 

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