25/08/2017
Recentemente a emissão dos boletos não registrados foi finalizada pela Febraban.
A partir daí, só é possível contratar e utilizar cobrança registrada, ou seja, cada boleto emitido pela empresa precisa ser informado ao banco, com os dados do sacado (cliente), número, valor, vencimento, etc.
Essa é uma mudança muito importante, pois dificulta fraudes bancárias, que são ainda muito comuns na internet.
Desta forma os bancos podem e vão recusar pagamentos de boletos não registrados, sem origem, sem emissor definido.
Cobrança registrada pelo seu sistema
Para poupar tempo, é importante que seu sistema de vendas já esteja integrado com a cobrança bancária. Assim, ao realizar vendas em boleto, o sistema irá numerar cada um destes boletos, e gerar um arquivo chamado “Remessa”, contendo todos os boletos emitidos durante um período. Este arquivo é enviado para o banco registrar, e se tornar um boleto válido.
Quando o boleto é pago pelo seu cliente, o banco disponibiliza um arquivo chamado “Retorno”, contendo todos os boletos pagos de um determinado período. Este arquivo pode ser importado pelo seu sistema interno de gestão financeira para liquidar estes títulos das contas a receber de forma automática.
Quando esse processo de cobrança não é integrado ao seu sistema de vendas, a solução é gerar o boleto pelo aplicativo do banco, tendo que cadastrar novamente os dados do cliente (retrabalho).
Quando o cliente efetuar o pagamento, sem a integração entre sistemas, essa informação estará apenas no sistema do banco e não terá nenhum vínculo com seu sistema interno. Então a solução será realizar a liquidação nas contas a receber de forma manual, o que pode ser uma tarefa árdua conforme o volume de boletos emitidos e pagos.
Por isso é essencial que seu sistema de gestão interno esteja integrado com a cobrança bancária. Vai poupar muitas horas de esforços e reduzir drasticamente os erros.
Como iniciar?
Para iniciar a integração do seu sistema com a cobrança bancária, é necessário fazer a homologação do sistema emissor junto ao banco. Solicitando a empresa fornecedora do sistema que efetue esta homologação.
Cada banco tem um método, um processo próprio, mas de maneira geral o processo visa garantir que o boleto emitido esteja de acordo com os padrões do banco. Também é validado o arquivo remessa, pois é um arquivo que o sistema interno informa ao banco quais boletos foram emitidos.
Este processo de homologação varia para cada banco, mas geralmente ocorre em um prazo de 7 dias (nos melhores bancos). Uma vez feito a homologação, estará disponível para emissão dos boletos aos clientes.
Outros benefícios
Além de poupar retrabalho e reduzir erros, a cobrança integrada ao seu sistema permite que sua empresa utilize uma preciosa ferramenta chamada fluxo de caixa.
Esta ferramenta irá mostrar a situação financeira da empresa em cada período (diário, semanal, mensal), mostrando quais são as previsões de entradas e saídas.
Uma boa ferramenta de fluxo de caixa irá calcular exatamente o dia que estará disponível na conta o valor de cada boleto. Para isso precisa levar em conta o número de dias para compensação, finais de semana, feriados e recessos.
Outro benefício é poder enviar os boletos diretamente no e-mail dos seus clientes, em formato PDF, sem a necessidade de impressão.
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