10/08/2017
Erros não só podem como devem ser prevenidos. Para ser mais eficiente e mais competitivo no mercado é preciso ir além de ter o melhor preço, o melhor mix de produtos, qualidade ou nome consolidado. É preciso ter eficiência nos processos logísticos.
A devolução de mercadorias assombra algumas empresas, se a sua está entre elas já parou para pensar no que está fazendo para mudar isso? É possível organizar melhor o processo de compra, armazenagem e venda? Seu processo atual de devolução tem uma política clara, objetiva e integrada ao seu software de gestão?
Por que ter uma política de devolução de mercadorias no seu atacado distribuidor?
A devolução de mercadorias em grande parte das empresas é um problema. Não existem processos para conferência do recebimento dos produtos nem para conferência das informações da nota fiscal de devolução.
Detalhes como valores unitário da mercadoria e valores de impostos atrelados aos produtos além de gerar consequências fiscais na escrituração das notas, geram impactos financeiros pois a empresa vai deixar de se creditar de impostos que seriam de seu direito. Além disso, as falhas nesse processo podem ser consideradas infrações tributárias conforme o regulamento de cada estado. Se você já tem um processo confira se essas conferências são realizadas e se sua distribuidora ainda não tem maõs na massa.
Como criar uma política de devolução?
Para um processo de devolução e/ou troca eficiente sua distribuidora precisa definir uma política interna e disseminá-la para todas as pessoas envolvidas no processo de faturamento, venda e compra/estoque além de outros colaboradores que considerem importante e não estão envolvidos diretamente no processo.
Cada segmento terá particularidades na sua política de acordo com o tipo de produto vendido, se existe um contrato de venda, quais motivos serão aceitos para devolução ou troca, qual o prazo para o pedido de devolução ou troca, quem irá arcar com os custos envolvidos no processo como por exemplo o frete, entre outros.
Internamente é essencial criar processos de conferência/análise da mercadoria e da nota fiscal emitida/recebida que devem cumprir pré-requisitos para a aprovação da devolução. Entenda que os resultados dependem de uma política efetiva que deverá ser acompanhada, sugerimos para a implementação do processo o uso da ferramenta PDCA já abordada aqui no blog no artigo 7 sinais de que sua distribuidora precisa definir processos organizacionais, confira.
Por que ocorrem devoluções?
Devoluções são muito comuns no dia a dia das distribuidoras. Ela pode ocorrer por vários motivos, dentre eles alguns mais comuns: falhas na efetivação do pedido (redigitação, ou seleção do produto errado), separação errada, não conferência dos produtos separados, falha na própria entrega que por um descuido foi coletado o produto errado ou ainda produtos danificados ou com defeito.
É muito importante que seu atacado distribuidor utilize uma solução ERP especialista na área por vários motivos. Essas soluções disponibilizam ferramentas e recursos que diminuem ou mesmo não permitem que ocorram alguns tipos de falhas, por exemplo a conferência automatizada dos produtos que foram separados pelo almoxarife, é um processo logístico a prova de falhas que apresenta resultados imediatos. São classificados em três principais processos logísticos dentro de uma distribuidora: entrada, armazenagem e saída.
A conferência é um exemplo que pode se encaixar na entrada e saída, mas existem vários outros processos diários que aumentam a produtividade e eficiência dentro das distribuidoras. Esses processos quando bem consuzidos diminuem a ocorrência de devoluções. Veja como aumentar a eficiência dos 3 principais processos logísticos do seu atacado distribuidor.
Conclusão
Existem impactos fiscais e gerenciais que norteiam o processo de devolução. É um assunto que merece atenção pois pode impactar diretamente nos resultados da empresa e trazer problemas a médio e longo prazo.
Encontre a raiz dos problemas que ocasionam as devoluções objetivando que elas diminuam. Crie uma política de devolução de acordo com as regras do seu negócio e divulgue para os colaboradores e clientes, é importante que ela seja objetiva e clara a todos os envolvidos e que não prejudique seu relacionamento com os seus clientes. Integre seu processo de devolução a sua solução ERP para garantir confiabilidade em todos os passos a serem executados até a finalização.
Na semana que vem vou falar sobre créditos gerados na devolução, seja de cliente ou de fornecedor. Daremos dicas de como gerenciá-los. Até lá.
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