3 Passos básicos para organizar as finanças da sua empresa

Embora a gestão de finanças seja uma atividade muito importante para a saúde das empresas, ainda é muito comum encontrarmos empresas que deixam esta tarefa para um segundo momento.

Motivos para isso não faltam, pois as inúmeras tarefas de vendas, compras e controle de estoque, consomem muita energia e recursos humanos das empresas.

Mas a falta de controle das finanças pode gerar muitos impactos ruins, como veremos abaixo. Conhecer estes sintomas e poder iniciar uma transformação, é o objetivo deste artigo.

Efeitos colaterais por não controlar as finanças

As empresas que não controlam devidamente suas finanças, enfrentam ou já enfrentaram situações como: Pagamentos duplicados, atrasados ou indevidos; Pagamento de juros e multas para instituições bancárias; Antecipação de boletos ou cartões recorrentes; Inadimplência nos recebimentos; Não saber a previsão de receitas e despesas no fluxo de caixa; Não saber como o dinheiro da empresa foi gasto; entre muitos outros efeitos.

Vamos ver agora como podemos iniciar um processo de controle das finanças da sua empresa. O foco neste artigo é iniciar com o básico, para então em futuros artigos podermos avançar neste assunto.

1º Passo - Estruturar Plano de Contas

É preciso criar ou avaliar um plano de contas gerencial. Um plano de contas gerencial é uma lista contendo os tipos de Receitas e Despesas que podem existir na sua empresa. Geralmente a lista de Receitas é bem menor do que a lista de Despesas, pois no ramo comercial grande parte da Receita é originada unicamente pela venda de produtos. Na parte das Despesas, é importante relacionar todos os tipos de Despesas, de forma que sejam únicas e não sejam genéricas. Também é importante criar agrupamentos por assunto, isso ajuda muito quando você quiser tirar um relatório mais sintético e econômico. Exemplo de plano de contas:

1 Receitas

1.1 Venda de Produtos

1.2 Serviços Prestados

2 Despesas

2.1 Despesas Administrativas

2.1.1 Aluguel

2.1.2 Energia Elétrica

2.1.3 Material de Limpeza

2.1.4 Salário

2.1.5 Férias

2.1.6 Combustível

2.2 Despesas Tributárias/Taxas

2.2.1 Simples Nacional

2.2.2 Alvará

2.2.3 IPVA

2.3 Despesas Financeiras

2.3.1 Juros Bancários

2.3.2 Multas pagas

2.3.3 Taxas Bancárias

Dica: Evite usar plano de contas genéricos como “Outras Despesas” que não especificam nada.

2º Passo - Registrar Contas a Receber e Pagar

Após definir um plano de contas que se enquadre à sua empresa, o próximo passo é registrar e controlar as contas a receber e as contas a pagar. Ou seja, os direitos de recebimento dos seus clientes através de produtos vendidos e as obrigações de pagamento que a sua empresa já assumiu com fornecedores. É importante registrar para cada conta qual é o vencimento, valor, cliente ou fornecedor a que se refere a conta, forma de pagamento e qual plano de conta que se enquadra. Existem contas a pagar que se repetem todos os meses, como aluguel por exemplo. É importante deixar registrado estas contas futuras para fins de análise de fluxo de caixa.

Mantenha estas contas atualizadas, registrando os pagamentos e recebimentos na data em que ocorrerem, assim você terá facilmente o saldo de contas a receber e pagar pendentes por dia. Também se torna fácil consultar histórico de pagamentos de clientes e fornecedores.

3° Passo - Controlar Saldo de Caixa e Bancos

Controlar saldo de caixa e bancos. Os pagamentos e recebimentos de contas a pagar e receber são destinados ao caixa ou ao banco, alterando o seu saldo. Também existem lançamentos de caixa ou banco que não foram provisionados pelas contas a pagar ou receber, ou seja, é um lançamento avulso. Exemplo: Compra de galão de água, onde muitas vezes ocorre com a retirada do dinheiro do caixa.

Enquanto o lançamento das contas a pagar e receber são lançamentos previstos (futuros), os lançamentos de caixa e bancos são chamados lançamentos realizados (já ocorreram). Ambos os lançamentos devem estar amarrados com o plano de contas, pois só assim podemos ter certeza qual o valor total referente a cada tipo de receita ou despesa.

Dica: Controlar saldo de caixa e bancos é muito mais fácil quando feito diariamente. Não deixe acumular vários dias para então fazer este controle.

Simples? Sim e essencial!

Estes 3 passos simples certamente fazem a diferença na saúde da sua empresa. Assim o gestor terá condições de analisar relatórios, fazer previsões de fluxo de caixa, entender como foram gastos os recursos da empresa, etc. Este controle básico pode ser feito até mesmo em planilhas como Excel, porém é muito mais eficiente utilizar um sistema especialista em gestão de finanças como o ERP Almmati Gestor, que poderá fornecer dezenas de relatórios prontos para controle e análise.

Exemplo de um relatório muito útil para análise das finanças realizadas: