Se a sua empresa está pensando em trocar ou contratar seu primeiro sistema ERP, acredito que este artigo pode ser útil.
Software e a empresa contratante, é como um casamento, onde a união pode ser construtiva, prazerosa e benéfica para ambos ou dolorosa e desastrosa.
E como qualquer casamento que não deu certo, tempo, dinheiro e expectativas foram pelo ralo.
A analogia com um casamento é proposital, pois se trata de um relacionamento que se espera ter êxito e longa duração.
Por isso, na escolha do seu parceiro (de software), é preciso ter critérios rígidos e bem definidos.
Dicas para contratar um software:
- Contrate um software especialista na sua área de atuação. Se sua empresa é distribuidora, procure um software especialista nesta área. Um software de varejo ou de indústria, dificilmente vai conseguir entregar de maneira satisfatória os processos que uma distribuidora necessita;
- O barato sai caro. Essa é uma verdade para tudo que que é comercializável. Certamente existe uma razão para um software ser muito barato, e essa razão será notada cedo ou tarde. Talvez durante o uso da ferramenta, ou quando necessitar de suporte, ou quando precisar de amparo ou atualizações fiscais, entre outros;
- Peça demonstração! Embora o processo de demonstração possa ser cansativo, é muito importante ver o software em ação. Para isso, reserve um tempo, prepare perguntas, peça simulação de processos (como faz separação de produtos? Como faz nota de devolução? Como atualizo preços dos produtos?);
- Durante a demonstração, perceba quantos passos são necessários para executar uma tarefa, quantos caminhos e quantas telas foram necessárias para executar o processo. Esse é um fator muito importante para sua experiência como usuário, e, pense se você gostaria de “engatar um namoro” de longo prazo com este software;
- Tente levantar e documentar (por escrito de preferência) todas as questões espinhosas, todas as necessidades da sua empresa, por exemplo: vou trabalhar com cobrança bancária? Meus vendedores necessitam de uma ferramenta mobile para vendas? Precisamos migrar dados de outro sistema? Tenho matriz e filiais e quero integrar as informações?
- Contate alguns clientes atuais da empresa de software. Tente entender se eles estão satisfeitos, quais são os possíveis problemas do sistema, como eles fazem determinados processos dentro do sistema;
- Questione sobre os serviços extras, quais são e quanto custam. No futuro, é muito provável que algo não previsto ocorra, como uma pane no servidor, necessidade de relatórios novos, etc;
- Pense que sua empresa, independente do porte atual, ainda via crescer e expandir muito mais. E pergunte se o software atual irá conseguir atender sua empresa daqui há 10 anos (por exemplo), com suas novas necessidades, processando milhares de informações por segundo;
- Para poupar o seu tempo e de todos os colaboradores, tente imaginar tudo automatizado (ou pelo menos, tudo que for possível automatizar), e se o software conseguirá entregar esta automação dos processos operacionais;
- Dê atenção aos aspectos operacionais, ou seja, como o software faz os processos da empresa. Mas também dê muita atenção aos aspectos gerenciais e estratégicos, que são as ferramentas de gestão que podem trazer informações preciosas para empresa, como: demonstrativos de resultados, técnicas de gestão de estoque e compras, cruzamento de informações de vendas, etc;
- Se a sua empresa é de varejo ou atacado distribuidor, fique atento a estas ferramentas principais: tabelas de preço, força de vendas mobile, telemarketing, logística (separação, conferência, faturamento, carregamento, etc), estoque e organização do armazém;
- Na fase de orçamento, verifique quantas horas estão sendo contratadas para implantação e treinamento dos seus colaboradores. Lembre-se que sua empresa está contratando um treinamento finito, e este período de implantação é muito importante para o sucesso desta parceria;
- Caso a empresa fornecedora do software seja de outra cidade ou estado, verifique como serão feitos os treinamentos (presencial ou remotamente) e quais serão os valores caso precise de deslocamento e suporte presencial em algum momento futuro. Não há problema algum em contratar software de outra localidade, pois hoje já se faz quase 100% das operações com acesso remoto, basta apenas acordar os valores em eventuais treinamentos presenciais. Ainda sobre software de outras localidades, certifique-se de que a empresa de software tem experiência fiscal na sua UF, pois as obrigações acessórias mudam em cada UF.
Estabelecendo estes critérios, e conhecendo melhor o software e a prestação de serviços, sua empresa terá mais segurança para fazer este investimento.
A mudança de ERP é um momento difícil, pois independente do software escolhido, processos serão alterados, pessoas precisarão se adaptar, e, mesmo com muita diligência, algumas coisas não previstas vão acontecer.
Isso não deve se tornar uma desculpa para não trocar aquele software legado que não lhe atende mais, pois todos estes desafios podem ser resolvidos com serenidade, respeito mútuo e pensamento focado na solução.
Um bom software ERP deve integrar todas as áreas da sua empresa, formalizar processos, automatizar tudo que for possível, dar segurança e facilidade nas operações e entregar informações gerenciais relevantes sobre sua empresa. Não aceite menos do que isso.
Veja também:
