A devolução de compras geralmente dá um nó na cabeça de quem precisar emitir a nota fiscal. São várias regras que compõe essa operação. Pode acontecer situações onde os produtos que serão devolvidos sejam oriundos de duas ou mais notas fiscais de compra, os valores unitários podem ser diferentes, as alíquotas dos impostos podem ser diferentes, valor de frete, crédito financeiro e outros detalhes que atenção. Você conhece ou já utiliza a devolução de mercadorias automatizada?
O tempo de cada colaborador dentro de um atacado distribuidor é valioso, as tarefas precisam ser otimizadas e por isso nós da Almmati acreditamos que quanto mais automatizado for o processo, maior será o desempenho operacional da distribuidora. Por isso, sugerimos a utilização de soluções que ofereçam facilitadores nos processos diminuindo a margem de erro e otimizando ao máximo o tempo da operação.
Seu fornecedor tem regras para a emissão da nota fiscal de devolução?
Se não houverem orientações para emissão da nota fiscal, o (s) erro que sua distribuidora cometer na emissão do documento possivelmente será (ão) identificado (s) somente quando for conferido pelo fornecedor.
Erros implicam em cancelamentos de notas fiscais, dúvidas, retrabalho e perda de tempo.
Peça orientações ao seu fornecedor antes de emitir a nota, evite transtornos.
Sua distribuidora tem dores de cabeça quando o assunto é devolução de compra?
Existem formas e práticas de minimizar erros e se certificar de que a nota foi emitida corretamente, algumas delas:
- Utilizar um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que automatize os cálculos unitários e de impostos da operação utilizando como base a (s) nota (s) fiscal (is) de compra;
- Solicitar aos fornecedores que enviem um espelho (modelo) da nota fiscal de devolução com detalhes sobre as informações que devem constar na nf-e;
- Enviar ao fornecedor um espelho da operação antes da emissão da nota fiscal efetiva; Veja um modelo do espelho de nota abaixo.
Como utilizar a devolução de mercadorias automatizada para operações de compra?
1º passo: definir qual será o tratamento para os impostos destacados pelo fornecedor.
Na solução ERP Almmati Gestor a devolução automatizada prevê parametrização de comportamento para os impostos da compra IPI, ICMS ST e ICMS de acordo com a necessidade de cada distribuidora.
IPI - Imposto sobre produtos industrializados:
- Destacar o IPI na NF-e: preenche automaticamente os campos de alíquota, base de cálculo e valor do IPI para os produtos que o possuem.
- Colocar o IPI como Acréscimo na NF-e: preenche automaticamente o valor do IPI correspondente aos produtos no campo de acréscimo da nota fiscal.
- Adicionar o IPI ao valor unitário do produto: o valor do IPI do produto será somado ao valor unitário, sendo rateado de acordo com a quantidade do produto.
ICMS ST - Substituição tributária:
- Destacar o ST na NF-e: preenche automaticamente os campos de alíquota, base de cálculo e valor do ICMS ST para os produtos que o possuem.
- Colocar o ST como Acréscimo na NF-e: preenche automaticamente o valor do ICMS ST correspondente aos produtos no campo de acréscimo da nota fiscal.
- Adicionar o ST ao valor unitário do produto: o valor do ICMS ST do produto será somado ao valor unitário, sendo rateado de acordo com a quantidade do produto.
ICMS - Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços:
- Destacar ICMS: preenche automaticamente os campos de alíquota, base de cálculo e valor do ICMS para os produtos que o possuem.
- Não destacar o ICMS: o ICMS não é destacado, ignorando o dado referente que veio na nota.
2º passo: criar a equivalência de CST e de CFOP para a correta emissão da nota fiscal de devolução.
Confira na imagem abaixo:
- O CST/CSOSN Entrada corresponde ao dado que veio na nota fiscal do fornecedor, enquanto o CST/CSOSN Devolução será o dado inserido na nota fiscal de devolução.
- O CFOP Saída corresponde ao dado que veio na nota fiscal do fornecedor, o CFOP Entrada será o dado inserido na importação da nota fiscal, enquanto o CFOP Devolução será o dado inserido na nota fiscal de devolução.
Exemplo:
3° passo: fazer o processo de devolução.
Ao selecionar a compra e definir os parâmetros desejados o sistema fará o estorno do estoque, gerará o crédito financeiro com o fornecedor e dará continuidade no processo. A nota fiscal de compra acima será devolvida. Os impostos de ICMS e IPI serão destacados na nota fiscal e o cálculo será realizado automaticamente pelo sistema.
A continuidade do processo prevê o envio da nota fiscal para a receita. A prévia gerada pelo sistema realizou os cálculos automaticamente conforme abaixo.
- O valor unitário foi calculado levando em consideração o desconto unitário na compra (R$ 10,00 – R$ 0,50 um = R$ 9,50)
- O CST e CFOP utilizados foram parametrizados com equivalência;
- Os valores de ICMS e IPI foram calculados automaticamente de acordo com a compra selecionada. Caso a devolução fosse realizada de uma quantidade parcial, os valores dos impostos seriam equivalentes a quantidade devolvida;
- As alíquotas inseridas da nota fiscal de devolução são as mesmas utilizadas pelo fornecedor na nota de compra;
- O frete foi desconsiderado;
- O crédito financeiro foi gerado automaticamente no cadastro do fornecedor.
Salvando a operação e a nota fiscal será emitida corretamente.
Conclusão
Conclui-se que é essencial para uma distribuidora dispor de uma solução ERP que tenha recursos que facilitem e otimizem tarefas específicas. Além de diminuir ou acabar com erros não existe retrabalho ou dores de cabeça quando o assunto for devolução de compras.
Foque seus esforços nas áreas que precisam de maior atenção como finanças, vendas ou marketing. O gerenciamento de processos operacionais são papel do sistema ERP que seu atacado distribuidor utiliza. Não perca tempo.
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