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Sua distribuidora de alimentos tem problemas na separação de produtos? Veja 5 Dicas para reduzir os erros de separação de mercadorias dentro do atacado distribuidor.

01/11/2017

A separação do pedido é o primeiro processo de logística que ocorre dentro do armazém, e por isso é um dos processos que está mais sujeito a erros ou surpresas desagradáveis. Veja dicas para solucionar e/ou mitigar estes problemas.

 

A separação do pedido é o primeiro processo de logística que ocorre dentro do armazém, e por isso, é um dos processos que está mais sujeito a erros ou surpresas desagradáveis.

Vamos analisar brevemente qual é a natureza destes erros e surpresas e ver estratégias para sanar, ou, pelo menos reduzir seus impactos negativos.

 

Erros ou surpresas desagradáveis durante a separação

As situações mais comuns que ocorrem durante a separação de produtos são:

    1) Não tem produto em estoque!

O produto foi vendido, e só foi identificado que não existe estoque durante o processo de separação;

 

    2) Não consigo encontrar o produto no armazém!

O separador não consegue encontrar ou demora muito até localizar o produto;

 

     3) Encontrei o produto, mas está vencido!

A identificação dos lotes vencidos só ocorre durante a verificação física do produto;

 

    4) Separei, mas não tenho certeza se é o produto correto!

Com tantos produtos similares, existe muita dúvida na hora de separar o produto;

 

    5) Separei o produto, mas e agora?

Depois de coletar o produto, não está claro para onde leva-lo e o que deve ser feito;

 

Existem muitas outras surpresas desagradáveis que podem ocorrer no processo de separação, estes são apenas alguns exemplos comuns.

 

A solução

Quando um novo pedido chega, inicia o ciclo de vida do pedido. Este ciclo de vida é composto por vários processos, onde a separação é o processo inicial, e a entrega ao destinatário é o processo que encerra o ciclo de vida deste pedido.

É importante que cada processo esteja mapeado dentro da distribuidora, com suas respectivas atividades, responsáveis e locais de espera. Cada processo também deve ter previsto os possíveis erros inerentes ao próprio processo.

Por exemplo: dados inconsistentes no cadastro do cliente, certamente irão gerar um erro no momento do faturamento. Esta falha deve estar prevista em algum processo, talvez no próprio processo de faturamento, ou melhor ainda, em um processo anterior, para dar tempo hábil de solucionar o problema.

Analisando os problemas na separação citados acima, percebemos que alguns podem ser evitados e eliminados, e outros podem ser pelo menos mitigados, suavizados.

Vamos citar agora algumas possíveis soluções para os problemas apresentados.

 

    1) Não tem produto em estoque!

Múltiplas causas podem ocasionar este sério problema.

É importante inspecionar o sistema de gestão da distribuidora, para garantir que o estoque que consta no sistema, é o mesmo que consta fisicamente.

Também é importante verificar, se os vendedores têm acesso a informação de estoque e qual é a frequência de atualização desta informação para evitar pontos cegos.

Após verificar estas duas situações acima, passamos agora para a metodologia de compras da empresa. Existe uma metodologia que previna a ruptura de estoque? Esta metodologia está integrada ao sistema de gestão? Para mais informações sobre ruptura de estoque, leia este post.

Verificando estas 3 situações acima, provavelmente o problema de estoque será mitigado razoavelmente, mas não eliminado. E neste caso, vale a pena ter mais duas cartas na manga, como:

Assim que o pedido chegar no servidor da empresa, o sistema de gestão poderá disparar uma validação automática do estoque de todos os itens que constam no pedido.

E ainda, assim que for identificado uma ruptura real de estoque, o sistema de gestão deve gerar um pedido para o fornecedor o mais rápido possível.

 

    2) Não consigo encontrar o produto no armazém!

É muito importante que o armazém tenha placas de identificação, por seção, por ruas, por andar, etc. Mesmo que o armazém seja bem pequeno, vale este esforço. Identifique de tal forma que qualquer pessoa (qualquer pessoa mesmo) com o “endereço” da mercadoria em mãos, possa localizá-la sem esforço.

Atribua cada produto a um endereço (único de preferência), e registre o produto e o endereço no seu sistema de gestão.

Assim, o sistema de gestão pode sugerir onde encontrar cada mercadoria do pedido.

Este é um esforço necessário para boa organização do armazém. Evite deixar produtos armazenados em caixas empilhadas, sem endereços, no chão.

 

    3) Encontrei o produto, mas está vencido!

Estoque vencido é o mesmo que sem estoque, neste caso, vale muitas dicas do item número 1.

Quando a distribuidora precisa controlar lote e vencimento dos produtos, é importante contar com um sistema que tenha este controle, e permita gerar e ler etiquetas que identifiquem os lotes e vencimentos.

 

    4) Separei, mas não tenho certeza se é o produto correto!

Algumas dicas do item número 2 podem ser de grande ajuda, mas podemos ir além.

A separação muitas vezes ocorre com o separador olhando para uma folha impressa dos itens do pedido. Embora a folha ajude muito, não impede o separador de coletar um item errado.

Para evitar este problema, é possível trabalhar com aplicativos móveis (tablet/celular), que permitem fazer a leitura do código de barras do produto, e mostrar ao separador se o produto coletado é o produto correto. Isso é muito bom, pois evita a impressão de folhas e já faz uma conferência no mesmo momento da separação.

Para isso funcionar de forma eficaz, é importante que todos os produtos tenham um identificador único e tenham etiquetas com este identificador (código de barras do fabricante, ou código próprio).

 

    5) Separei o produto, mas e agora?

Se tudo estiver funcional até aqui, os produtos corretos do pedido foram coletados de maneira eficaz. Falta apenas identificar qual será o destino, ou seja, a área de espera dos produtos até que passe para a próxima etapa.

Dependendo do processo adotado, após a separação, os produtos irão para um local de conferência, ou um local de preparação (embalagem), ou um local de espera. Como disse, dependendo do processo adotado, os pedidos podem passar por estes três locais ou mais.

Para isso, é importante que estes locais estejam identificados dentro do armazém. Com placas, faixas pintadas no chão, etc.

Quando o separador finalizar a coleta dos produtos do pedido, já sabe exatamente qual é o destino destes.

 

 

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