19/09/2017
As finanças são o coração da empresa, já falamos isso em vários artigos aqui do blog. Esse coração possui várias artérias que trabalham em conjunto e precisam ser monitoradas e analisadas continuamente pelos gestores financeiros. As contas a pagar é uma das artérias e merece tanta atenção quanto as contas receber, prazo médio de pagamento, prazo médio de recebimento, fluxo de caixa, entre outros.
Neste artigo concentramos 4 dicas para se ter um controle de contas pagar eficiente, são práticas simples que muitas empresas não utilizam.
A nota fiscal de compra acompanha a forma de pagamento negociada com o fornecedor e os sistemas de gestão integrada devem facilitar o lançamento das contas a pagar evitando retrabalho ou transtornos posteriores. Ao lançar a nota fiscal de compra ou outra operação fiscal de entrada o ideal é que os dados de pagamento já sejam vinculados a operação do sistema, ou seja, deve existir um responsável por alimentar o sistema com todas as informações referente a entrada.
Além de segurança referente ao lançamento no sistema, a empresa tem disponível o histórico referente cada operação.
Alguns fornecedores oferecem boas vantagens para o pagamento antecipado. E infelizmente esse tipo de informação passa batida por alguns motivos como: o compras não repassou ao financeiro as vantagens, o fornecedor não avisou, o financeiro não conferiu as vantagens no boleto, entre outros. Se a empresa tem recursos, o fluxo de caixa está equilibrado, não está usando o limite do banco, não está antecipando títulos, por que não antecipar pagamentos de fornecedores que oferecem benefícios em troca?
A sugestão é: analise as condições dos seus fornecedores!
A ferramenta de fluxo de caixa para funcionar utiliza uma série de informações que vão muito além da gestão de contas a pagar, depende também das contas a receber dentre várias outras parametrizações importantes que o sistema ERP deve oferecer como por exemplo tratamento para dias de compensação da forma de pagamento cheque, tanto receber quanto pagar, taxas de cartões, dias de compensação para boletos, entre outros.
Referente a importância das contas a pagar no fluxo de caixa, é preciso que o departamento financeiro lance todas as despesas a prazo independentemente do valor, de preferência com antecedência de cinco dias, porém os dias podem variar de acordo com o tipo de segmento e periodicidade que a empresa analisa o relatório de fluxo de caixa.
Para o resultado do fluxo de caixa ser conciso os todos os valores de contas pagar e receber precisam estar lançados corretamente no sistema, assim o gestor financeiro terá tempo hábil para tomar decisões tanto de investimento quanto de busca de recursos.
O mercado não está fácil para a maioria das empresas, se a contas a pagar está para vencer ou venceu e a situação financeira da empresa está complicada, renegocie, não deixe vencido. É uma atitude importante posicionar o fornecedor sobre o atraso, se possível com antecedência.
O processo de renegociação deve ser cauteloso, e os novos vencimentos devem ser cumpridos para que a relação com o fornecedor não seja afetada.
São funções do administrador financeiro analisar, planejar e controlar as finanças da organização. Ferramentas de apoio são essenciais para uma gestão assertiva. As contas a pagar da empresa devem ser organizadas e bem controladas afim de evitar problemas e transtornos posteriores com fornecedores.
Simples dicas podem fazer a diferença no dia a dia da sua equipe e nos resultados finais, reveja os processos financeiros, oriente, acompanhe mude o que for necessário mudar e recomece o ciclo. Tenha uma gestão de contas a pagar eficiente. Se quiser bater um papo sobre esse ou outros assuntos relacionados a gestão fale conosco.
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