15/12/2017
Entrega Errada e Faturamento Complexo - Cenário Comum em Pequenas e Médias Distribuidoras
Ficamos muito felizes em compartilhar feedbacks de alguns clientes, pois podem ser úteis para empresas similares que tenham as mesmas características e desafios.
Alguns meses atrás implantamos nosso sistema ERP Almmati Gestor em uma distribuidora de alimentos de médio porte. O cenário é muito similar a diversas outras distribuidoras: em torno de 10 vendedores externos, dezenas a centenas de pedidos chegam diariamente, transporte próprio.
Os desafios eram variados, mas a entrega de produtos errados era constante, e por isso, pesava nos custos e na imagem da empresa.
Esta situação ocorria a tal ponto, que todos os carregamentos retornavam para empresa com alguns produtos devolvidos, ou seja, o pedido se referia ao produto X e foi separado e entregue o produto Y.
Também foi diagnosticado um tempo excessivo para faturamento dos pedidos. O processo de entrar em cada pedido, gerar nota fiscal, imprimir, enviar e-mail com danfe/XML, gerar e imprimir boletos, consumia em média mais de 2 minutos por pedido.
Estes dilemas ocorrem por muitos motivos. Durante a separação de produtos, é fácil para o separador confundir embalagens, descrições, sabores, etc. Por exemplo: A venda de uma caixa de suco sabor laranja acabar sendo separado uma caixa de suco sabor abacaxi.
No caso do faturamento, é comum as pessoas que trabalham neste setor, ter algum conhecimento fiscal, porém não são experts no assunto. E aí cada nota fiscal a ser emitida é um mar de processos burocráticos e repetitivos.
A Solução
Com a implantação do sistema ERP Almmati Gestor, a equipe de consultoria conseguiu criar um processo automatizado de gerenciamento do ciclo de vida do pedido.
Este ciclo inicia a cada novo pedido que chega dos canais de venda, e passa pelos processos de:
O ciclo de vida do pedido se encerra ao ser entregue com sucesso.
Cada um destes processos possui ferramentas dentro do sistema, que elimina erros e conduz até o próximo processo.
Isto é preparado para ser feito com um lote (dezenas) de pedidos por vez, assim a empresa pode trabalhar com mais velocidade sem perder o controle dos processos.
Os dois casos citados acima, entrega errada e tempo longo para faturamento, foram resolvidos com a sistematização de conferências dos produtos separados e com o faturamento em lote.
Exemplo: Iniciando a gestão de 40 pedidos, no processo de conferência, o sistema valida se todos os produtos destes pedidos estão corretos (SKU de acordo com o pedido) e na quantidade correta. Os produtos separados erroneamente serão destacados na tela do sistema, com indicador visual, para que o conferencista devolva este produto e colete o produto correto.
Após todos os 40 pedidos estarem separados e conferidos, basta o setor de faturamento “clicar” para iniciar o faturamento dos pedidos. O sistema se responsabiliza em gerar todas as notas fiscais, todos os boletos, imprimir e enviar e-mails de uma só vez. Neste processo há uma economia de tempo de mais 95%.
Sobre as entregas, o feedback que recebemos, não tem preço: “Esta foi a primeira vez que um caminhão retorna sem produtos devolvidos...”
Sua distribuidora sofre com algum destes problemas? Nós podemos auxiliar!
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