Blog

[Case] Distribuidora atacadista de alimentos reduz mais de 95% do tempo de faturamento e elimina erros de separação e entrega de pedidos após implantação de sistema

15/12/2017

Após a implantação do sistema de gestão do ciclo de vida do pedido, um dos nossos clientes conseguiu reduzir o tempo de faturamento (notas, boletos, impressões, e-mails) drasticamente. Também foi eliminado os erros de separação e entrega de produtos.

Entrega Errada e Faturamento Complexo - Cenário Comum em Pequenas e Médias Distribuidoras

Ficamos muito felizes em compartilhar feedbacks de alguns clientes, pois podem ser úteis para empresas similares que tenham as mesmas características e desafios.

Alguns meses atrás implantamos nosso sistema ERP Almmati Gestor em uma distribuidora de alimentos de médio porte. O cenário é muito similar a diversas outras distribuidoras: em torno de 10 vendedores externos, dezenas a centenas de pedidos chegam diariamente, transporte próprio.

Os desafios eram variados, mas a entrega de produtos errados era constante, e por isso, pesava nos custos e na imagem da empresa.

Esta situação ocorria a tal ponto, que todos os carregamentos retornavam para empresa com alguns produtos devolvidos, ou seja, o pedido se referia ao produto X e foi separado e entregue o produto Y.

Também foi diagnosticado um tempo excessivo para faturamento dos pedidos. O processo de entrar em cada pedido, gerar nota fiscal, imprimir, enviar e-mail com danfe/XML, gerar e imprimir boletos, consumia em média mais de 2 minutos por pedido.

Estes dilemas ocorrem por muitos motivos. Durante a separação de produtos, é fácil para o separador confundir embalagens, descrições, sabores, etc. Por exemplo: A venda de uma caixa de suco sabor laranja acabar sendo separado uma caixa de suco sabor abacaxi.

No caso do faturamento, é comum as pessoas que trabalham neste setor, ter algum conhecimento fiscal, porém não são experts no assunto. E aí cada nota fiscal a ser emitida é um mar de processos burocráticos e repetitivos.

 

A Solução

Com a implantação do sistema ERP Almmati Gestor, a equipe de consultoria conseguiu criar um processo automatizado de gerenciamento do ciclo de vida do pedido.

Este ciclo inicia a cada novo pedido que chega dos canais de venda, e passa pelos processos de:

  • Separação
  • Conferência
  • Faturamento
  • Expedição
  • Transporte

O ciclo de vida do pedido se encerra ao ser entregue com sucesso.

Cada um destes processos possui ferramentas dentro do sistema, que elimina erros e conduz até o próximo processo.

Isto é preparado para ser feito com um lote (dezenas) de pedidos por vez, assim a empresa pode trabalhar com mais velocidade sem perder o controle dos processos.

Os dois casos citados acima, entrega errada e tempo longo para faturamento, foram resolvidos com a sistematização de conferências dos produtos separados e com o faturamento em lote.

Exemplo: Iniciando a gestão de 40 pedidos, no processo de conferência, o sistema valida se todos os produtos destes pedidos estão corretos (SKU de acordo com o pedido) e na quantidade correta. Os produtos separados erroneamente serão destacados na tela do sistema, com indicador visual, para que o conferencista devolva este produto e colete o produto correto.

Após todos os 40 pedidos estarem separados e conferidos, basta o setor de faturamento “clicar” para iniciar o faturamento dos pedidos. O sistema se responsabiliza em gerar todas as notas fiscais, todos os boletos, imprimir e enviar e-mails de uma só vez. Neste processo há uma economia de tempo de mais 95%.

 

Sobre as entregas, o feedback que recebemos, não tem preço: “Esta foi a primeira vez que um caminhão retorna sem produtos devolvidos...”

 

 


Sua distribuidora sofre com algum destes problemas? Nós podemos auxiliar!

Clique aqui e solicite um bate papo com nossos consultores, será um prazer!
Fone: (45) 3035-3587
e-mail: [email protected]

 

 

Veja também:

O que os grandes autores ensinam sobre fluxo de caixa?

Série Relatórios de Gestão: Classificação ABC

6 Passos para Tornar sua Distribuidora Mais Eficaz!

DEIXE SEU COMENTÁRIO